Cambiar al trabajo híbrido: Así es como las PYME pueden planificar su estrategia digital

La tecnología desempeñará un papel más crucial que nunca en un mundo laboral híbrido, configurando nuestro espacio de trabajo, nuestros hábitos laborales y nuestra forma de trabajar juntos. Y a medida que más pequeñas y medianas empresas (PYME) se plantean el cambio a la tecnología híbrida, necesitarán crear una estrategia digital que vaya más allá de la digitalización de los procesos empresariales. Esta estrategia debe allanar el camino para una transformación digital completa que permita a las PYME aprovechar las ventajas de las soluciones tecnológicas en el trabajo híbrido.

Por tanto, es una buena noticia que cada vez más PYME hayan intensificado la digitalización de sus negocios a raíz de la pandemia. Puede que en el pasado se hayan quedado rezagadas en la transformación digital¹, pero eso está cambiando.

Representando aproximadamente el 90 por ciento de todas las empresas globales y más de la mitad del empleo mundial, "el motor de crecimiento más poderoso del mundo"² ha tenido que adaptarse frente a la COVID-19 con las PYME aprendiendo a hacer el mejor uso de sus capacidades digitales y acelerar la digitalización de su negocio para seguir siendo competitivas³.

A medida que los directivos de las empresas planifiquen su estrategia digital, tendrán que considerar cómo crearán un lugar de trabajo conectado, reforzarán la seguridad digital y garantizarán la productividad de una plantilla ágil.

Crear un lugar de trabajo conectado

En un acuerdo de trabajo flexible e híbrido, los empleados pueden trabajar en la oficina, desde casa o en un tercer espacio, como un centro de cotrabajo o incluso en el extranjero. Independientemente del lugar desde el que trabajen, tus empleados necesitarán las herramientas y soluciones digitales adecuadas que les permitan mantenerse en contacto con sus compañeros y clientes.

Un sistema de gestión informática centralizado es fundamental para el buen funcionamiento de las empresas. Como núcleo de la infraestructura de TI del trabajo híbrido, permite al equipo de TI desplegar soluciones de software, realizar el mantenimiento de TI, gestionar dispositivos e instalar actualizaciones de software a distancia. Y lo que no es menos importante, son capaces de proporcionar soporte informático a una plantilla dispersa de forma fácil y eficaz.

Naturalmente, no es posible trabajar sin una conexión a Internet segura y de alta velocidad, lo que la convierte en una prioridad máxima en la lista de comprobación de una PYME. Reserva una parte del presupuesto de TI de la empresa para paquetes de datos móviles ilimitados, dispositivos con el último estándar WiFi y estabilizadores, y una base de seguridad integrada que abarque la seguridad de la identidad y la protección del hardware que ayude a evitar ataques de piratas informáticos mediante soluciones como la alerta de intrusión en el chasis, el sensor de huellas dactilares, la contraseña de BIOS / HDD y mucho más.

Independientemente de que el empleado esté en la oficina, en casa o en cualquier otro lugar intermedio, debe tener la misma tranquilidad de que su trabajo no se verá interrumpido por contratiempos informáticos, y de que podrá interactuar con colegas y clientes por igual sin problemas, donde y cuando sea necesario.

Centrarse en la creación de una plantilla ágil

Con un puesto de trabajo virtual conectado, las pymes pueden centrarse en crear una plantilla ágil. El trabajo ágil encaja de forma natural con un modelo de trabajo híbrido; ambas ideologías se basan en el principio común de que el trabajo es una actividad, no un lugar⁴.

Abandonar las prácticas laborales del siglo XX en favor de los principios del trabajo ágil permite a las PYME ampliar su reserva de talentos con mayor facilidad⁵, contratando en función de quién es el más adecuado para el puesto, independientemente de su ubicación. Los estudios sobre la organización del lugar de trabajo realizados en el último año también han demostrado que los empleados que gozan de autonomía y flexibilidad para trabajar en cualquier momento y lugar tienden a ser empleados más felices⁶. Y los empleados comprometidos, satisfechos y motivados son más productivos⁷, lo que redunda en beneficio del rendimiento empresarial.

Para conseguir una plantilla ágil, las PYME tendrán que asegurarse de que el hardware y el software proporcionados a los empleados ofrezcan movilidad y flexibilidad. Los portátiles para empleados deben ser ligeros, portátiles y duraderos, equipados con una batería de larga duración que permita a los usuarios trabajar sobre la marcha.

Además, los dispositivos que se les proporcionen deben ofrecer múltiples usos. Por ejemplo, un portátil que puede funcionar también como tablet y permite a los usuarios garabatear rápidamente notas o diseños con un lápiz óptico.

La conclusión es que una plantilla ágil debe estar capacitada para trabajar de la forma más productiva y eficiente posible en cualquier momento y en cualquier lugar. Y que el tiempo y el espacio ya no deben considerarse barreras, sino atributos de las condiciones de trabajo preferidas por los empleados.

Fomenta un flujo de trabajo productivo para una plantilla ágil

Garantizar flujos de trabajo productivos en un lugar de trabajo descentralizado también es vital para el éxito del modelo de trabajo híbrido. Con una plantilla dispersa, las pymes necesitan un almacenamiento centralizado para archivos y datos. En este caso, un almacenamiento basado en la nube como Microsoft 365 o Google Workspace son soluciones factibles, que permiten a los empleados acceder a los archivos y datos de la empresa en cualquier momento y lugar.

Igual de importantes son las herramientas y dispositivos digitales para la comunicación bidireccional y la colaboración con múltiples participantes. Sin la interacción cara a cara, los empleados necesitarán un espacio de trabajo digital que les permita intercambiar ideas, planificar y gestionar proyectos, chatear y, por supuesto, realizar videoconferencias. Dependiendo de la naturaleza de su negocio y de sus necesidades, las PYME podrían plantearse invertir en dispositivos interactivos de pantalla táctil con punteros de garaje para lanzamientos y presentaciones a distancia.

Refuerza la ciberseguridad para el trabajo a distancia

Con empleados que trabajan a distancia desde distintos lugares, un sistema de ciberseguridad reforzado debe ser una prioridad absoluta para las empresas, si no lo es ya. No es de extrañar que la mayoría de los ciberataques y las filtraciones de datos comiencen a nivel de usuario: cuando un empleado hace clic en un correo electrónico de phishing o es descuidado con los datos confidenciales, por ejemplo. Por lo tanto, la defensa digital de tu empresa tendría que empezar por el eslabón más débil de la cadena.

Además, los empleados accederán a los datos de la empresa a través de redes que pueden no ser seguras, lo que aumenta el riesgo y la exposición de su empresa a la ciberseguridad. Los hackers son cada vez más sofisticados e insidiosos en sus ataques a medida que evoluciona la tecnología, por lo que las PYMES no pueden ser demasiado precavidas.

De hecho, los expertos recomiendan nuevas políticas de ciberseguridad que cubran todos los aspectos de la ciberseguridad⁸ desde soluciones de seguridad digital que cubran el hardware, el software y la red hasta la formación de los empleados y el establecimiento de directrices de ciberhigiene también. Invertir en soluciones de ciberseguridad sólidas es clave para la ciberdefensa de una PYME frente a los piratas informáticos y para la protección de los datos y activos de la empresa. Estas soluciones incluyen seguridad biométrica, software antivirus y protección de hardware, entre otras.

No se puede subestimar la importancia de una sólida defensa digital en la era del trabajo digital.

Para poner las cosas en perspectiva, Google contabilizó en su servicio más de 18 millones de correos electrónicos de malware y phishing relacionados con el nuevo coronavirus cada día de abril de 2020⁹. Sin embargo, sólo el 46% de los propietarios de PYMES contaban con estrategias de ciberseguridad plenamente activas antes de la pandemia, según Vistage, una consultora estadounidense para directores generales de PYMES¹⁰.

Además, la ciberdelincuencia es costosa. Una empresa estadounidense de investigación en ciberseguridad prevé que los costes mundiales de la ciberdelincuencia alcancen los 10,5 billones de dólares en 2025¹¹.

Es crucial que las PYMES ofrezcan la formación necesaria para educar a sus empleados en materia de ciberseguridad y establezcan una lista de comprobación de la seguridad que todos respeten. Esto incluye directrices sobre contraseñas, el uso de inicios de sesión VPN, el inicio de sesión único, la seguridad biométrica y el establecimiento de un protocolo de violación de datos. Y con una gestión informática centralizada, las PYMES podrán asegurarse de que las medidas de ciberseguridad se aplican a distancia.

Las PYME que opten por el trabajo híbrido se enfrentarán a una nueva forma de trabajar. Y para prosperar en un mundo laboral híbrido, necesitarán una estrategia digital sólida que les prepare para ello.